Informativa sul trattamento dei dati personali
ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679
Ultimo aggiornamento: 1° luglio 2026
Versione: 1.0
- Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è:
Keens Tools di Giacomini Ivan
Impresa individuale
Sede: Via Nazionale 2, 25040 Malonno (BS), Italia
Codice fiscale: GCMVNI96E08E333E
Partita IVA: 04278780988
REA: BS-602252
PEC: ivan.giacomini958@pec.it
Email per l’esercizio dei diritti e per le richieste privacy: privacy@ottimizzazioneaziendale.it
Nel prosieguo dell’informativa, “Titolare” indica Keens Tools di Giacomini Ivan e “Sito” indica il dominio ottimizzazioneaziendale.it, comprese le relative pagine, landing page, applicazioni, form, calcolatori, assistenti conversazionali e servizi collegati.
- Ambito dell’informativa
La presente informativa riguarda i trattamenti effettuati attraverso:
il sito ottimizzazioneaziendale.it;
i form di contatto e di richiesta informazioni;
lo Sportello IA Imprese della Valle Camonica;
il form di accesso allo Sportello;
l’assistente AI generale del sito;
l’assistente AI dedicato allo Sportello;
i sistemi di automazione collegati al sito;
gli strumenti statistici e pubblicitari eventualmente attivati;
i log tecnici, le misure di sicurezza e i sistemi anti-abuso.
Per singole funzionalità possono essere fornite informative brevi o avvisi aggiuntivi, che integrano la presente informativa.
- Categorie di dati trattati
3.1 Dati di navigazione e dati tecnici
I sistemi informatici che consentono il funzionamento del Sito possono acquisire:
indirizzo IP;
data e ora della richiesta;
URL richiesto;
pagina di provenienza;
tipo di browser e dispositivo;
sistema operativo;
user-agent;
codici di risposta del server;
identificativi tecnici;
informazioni relative a errori, sicurezza e funzionamento del servizio.
Questi dati vengono trattati nella misura necessaria a rendere disponibile il Sito, proteggerlo, prevenire abusi e diagnosticare malfunzionamenti.
3.2 Dati forniti tramite form
In base al form utilizzato possono essere raccolti:
nome e cognome;
azienda o ragione sociale;
indirizzo email;
numero di telefono, se fornito;
contenuto della richiesta;
preferenza relativa al ricontatto;
data e ora dell’invio;
URL della pagina dalla quale è partita la richiesta;
referrer, quando disponibile;
lingua del sito;
identificativo tecnico della richiesta;
conferma della presa visione dell’informativa;
URL e versione dell’informativa mostrata.
Il numero di telefono non è necessario per utilizzare le funzioni essenziali dello Sportello e deve essere considerato facoltativo.
3.3 Dati contenuti nelle conversazioni con gli assistenti AI
Quando l’utente utilizza un assistente AI, vengono trattati:
testo dei messaggi;
risposte generate;
data e ora dei messaggi;
identificativo tecnico della conversazione;
tipo di assistente utilizzato;
informazioni tecniche necessarie a mantenere il contesto.
L’utente potrebbe inserire volontariamente nel testo dati personali propri o di terzi, informazioni aziendali, nomi, recapiti o altri elementi identificativi.
Il servizio non richiede e non è progettato per trattare:
dati sanitari;
dati biometrici;
informazioni sulla vita o sull’orientamento sessuale;
opinioni politiche;
convinzioni religiose;
appartenenza sindacale;
documenti di identità;
password o credenziali;
dati finanziari riservati;
segreti industriali;
dati personali di terzi non necessari.
L’utente è pertanto invitato a non inserire tali informazioni.
Qualora dati particolari o manifestamente eccedenti vengano individuati nelle conversazioni, il Titolare potrà escluderli dalle attività di analisi e procedere alla loro cancellazione, salvo che la conservazione sia necessaria per adempiere un obbligo di legge o tutelare un diritto.
3.4 Dati relativi al consenso e alle preferenze
Il Sito può registrare:
accettazione o rifiuto delle categorie di tracciamento;
preferenze statistiche;
preferenze marketing;
versione del sistema di consenso;
versione delle informative;
data e ora della scelta;
durata della preferenza.
Il cookie tecnico utilizzato per memorizzare le preferenze non contiene nome, email, telefono o altri dati anagrafici.
- Finalità, basi giuridiche e conservazione
4.1 Funzionamento, manutenzione e sicurezza del Sito
Finalità
rendere disponibili le pagine e le funzioni;
prevenire accessi abusivi, spam e attacchi;
individuare malfunzionamenti;
mantenere la sicurezza dei sistemi;
tutelare utenti, infrastruttura e dati;
verificare il corretto funzionamento di form, assistenti e automazioni.
Base giuridica
Interesse legittimo del Titolare al funzionamento e alla sicurezza del servizio, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f) GDPR.
Conservazione
I log applicativi ordinari sono conservati, di regola, per un massimo di 30 giorni, salvo eventi di sicurezza, necessità di accertamento o obblighi di legge.
I dati temporanei utilizzati per il rate limiting e la prevenzione automatica degli abusi vengono conservati per il tempo strettamente necessario, normalmente non superiore a circa 10 minuti.
4.2 Richieste di informazioni, contatto e preventivo
Finalità
rispondere alle richieste;
fornire informazioni sui servizi;
organizzare incontri;
comprendere le esigenze dell’interessato;
predisporre valutazioni, proposte o preventivi;
svolgere attività precontrattuali richieste dall’interessato.
Base giuridica
Esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) GDPR.
Conservazione
I dati relativi a richieste che non conducono a un rapporto contrattuale vengono conservati per un massimo di 12 mesi dall’ultimo contatto significativo.
Qualora venga instaurato un rapporto contrattuale, i dati vengono conservati per la durata del rapporto e successivamente per i periodi richiesti dalla normativa civile, fiscale, amministrativa e contabile.
4.3 Accesso allo Sportello IA
Finalità
gestire la richiesta di accesso;
consentire l’utilizzo degli strumenti dello Sportello;
verificare il corretto completamento del form;
mantenere la prova dell’informativa mostrata;
prevenire utilizzi automatizzati o abusivi;
ricordare tecnicamente l’accesso già effettuato.
Base giuridica
Esecuzione del servizio richiesto dall’utente, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) GDPR.
Conservazione
I dati del form seguono il periodo di conservazione di 12 mesi dall’ultimo contatto significativo.
Il cookie tecnico utilizzato per ricordare l’accesso allo Sportello può essere conservato fino a 90 giorni.
4.4 Ricontatto dopo l’utilizzo dello Sportello
Il Titolare può ricontattare l’utente per:
raccogliere un riscontro sull’utilità dello Sportello;
approfondire un’esigenza indicata dall’utente;
valutare un possibile progetto;
fornire informazioni su una collaborazione richiesta o accettata dall’utente.
Base giuridica
Consenso dell’interessato, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a) GDPR.
Il consenso al ricontatto:
è facoltativo;
è separato dalla semplice presa visione dell’informativa;
non è necessario per accedere allo Sportello;
non comporta l’iscrizione a newsletter;
può essere revocato in qualsiasi momento.
La mancata autorizzazione al ricontatto non impedisce l’accesso alle funzioni essenziali dello Sportello.
4.5 Erogazione degli assistenti AI
Finalità
comprendere la richiesta;
generare una risposta;
mantenere il contesto della conversazione;
fornire esempi, indicazioni e contenuti;
orientare l’utente tra i servizi e gli strumenti disponibili.
Base giuridica
Esecuzione del servizio richiesto dall’utente, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) GDPR.
Il messaggio viene trasmesso ai sistemi necessari a produrre la risposta, compreso il fornitore del modello di intelligenza artificiale.
L’utente viene informato che sta interagendo con un sistema basato sull’intelligenza artificiale.
Le risposte possono contenere errori, omissioni o inesattezze e non costituiscono consulenza legale, fiscale, medica, finanziaria o professionale specialistica.
4.6 Conservazione delle conversazioni per controllo e miglioramento tecnico
Finalità
Le conversazioni possono essere conservate per:
individuare errori;
verificare la qualità delle risposte;
correggere istruzioni e system message;
migliorare i workflow;
analizzare richieste non comprese;
prevenire abusi;
migliorare affidabilità e sicurezza del servizio.
Base giuridica
Interesse legittimo del Titolare al controllo e al miglioramento tecnico dei propri servizi, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f) GDPR.
L’utilizzo dell’interesse legittimo richiede che il trattamento persegua un interesse concreto, sia necessario e non prevalga sui diritti e sulle libertà dell’interessato. Il Titolare deve quindi mantenere una valutazione interna di bilanciamento e applicare misure di minimizzazione e protezione.
Garanzie applicate
conservazione separata rispetto ai dati dei lead;
utilizzo di un identificativo casuale;
assenza di collegamento automatico con nome, azienda, email o telefono;
accesso limitato al Titolare;
conservazione limitata;
mancato utilizzo per addestrare direttamente modelli esterni;
diritto di opposizione;
avviso di non inserire dati sensibili o riservati.
La pseudonimizzazione riduce il rischio, ma non rende automaticamente anonimo il contenuto, poiché l’utente potrebbe inserire informazioni identificative nel testo.
Conservazione
Le conversazioni destinate al controllo e al miglioramento tecnico vengono conservate per un massimo di 90 giorni, salvo che:
l’interessato chieda prima la cancellazione;
il dato debba essere rimosso anticipatamente perché eccedente;
sia necessario conservarlo più a lungo per gestire un incidente, una contestazione o la tutela di un diritto.
4.7 Statistiche
Previo consenso dell’utente, il Sito può utilizzare strumenti statistici per:
misurare visite e utilizzo;
comprendere quali pagine vengono consultate;
individuare difficoltà di navigazione;
valutare l’efficacia dei contenuti;
produrre statistiche aggregate.
Base giuridica
Consenso, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a) GDPR e della disciplina applicabile ai cookie e agli altri strumenti di tracciamento.
Gli strumenti statistici non necessari non devono essere caricati prima della scelta dell’utente.
4.8 Pubblicità, remarketing e misurazione delle campagne
Previo consenso, il Sito può utilizzare strumenti pubblicitari o di misurazione per:
misurare le conversioni;
valutare le campagne;
creare pubblici;
effettuare remarketing;
mostrare comunicazioni pubblicitarie pertinenti.
Base giuridica
Consenso dell’utente.
In assenza di consenso marketing, gli strumenti appartenenti a tale categoria non devono essere caricati.
Il Garante richiede che gli strumenti di tracciamento non tecnici siano soggetti a consenso preventivo e che l’utente possa rifiutare o revocare la scelta con facilità comparabile all’accettazione.
4.9 Adempimento di obblighi e tutela dei diritti
I dati possono essere trattati per:
adempiere obblighi di legge;
rispondere a richieste delle autorità;
prevenire frodi;
gestire contestazioni;
accertare, esercitare o difendere un diritto.
Basi giuridiche
adempimento di un obbligo legale, articolo 6, paragrafo 1, lettera c) GDPR;
interesse legittimo alla tutela dei diritti, articolo 6, paragrafo 1, lettera f) GDPR.
Le basi giuridiche, gli obblighi informativi e i diritti dell’interessato sono disciplinati dal GDPR, in particolare dagli articoli 5, 6, 12–14 e 15–22.
- Modalità di funzionamento dei form e delle automazioni
I dati inseriti nei form possono seguire il seguente flusso:
utente → sito WordPress → endpoint del sito → automazione n8n → Google Workspace / Google Sheets
n8n è installato su una VPS Hostinger localizzata a Francoforte, Germania.
I dati stabili relativi alle richieste vengono conservati in Google Workspace. Le esecuzioni dei workflow non devono essere utilizzate come archivio permanente aggiuntivo.
Le esecuzioni fallite possono essere conservate per un massimo di 14 giorni al solo fine di individuare e correggere errori.
- Modalità di funzionamento degli assistenti AI
Il Sito può mettere a disposizione:
un assistente generale di ottimizzazioneaziendale.it;
un assistente dedicato allo Sportello IA.
Gli assistenti possono avere istruzioni, finalità e workflow differenti.
Il flusso può comprendere:
utente → plugin del Sito → workflow n8n → fornitore AI → risposta restituita all’utente
La memoria tecnica utilizzata durante la conversazione serve a mantenere il contesto.
Le conversazioni destinate all’analisi vengono conservate separatamente dai dati raccolti attraverso i form.
- Google Workspace e Google Sheets
Google Workspace viene utilizzato per conservare:
richieste e contatti;
eventuali preferenze di ricontatto;
conversazioni pseudonimizzate;
informazioni tecniche necessarie alla gestione dei servizi.
I dati dei lead e i dati delle conversazioni devono essere mantenuti in archivi separati.
Il foglio delle conversazioni non deve essere collegato automaticamente al foglio dei contatti.
Google mette a disposizione un Cloud Data Processing Addendum che disciplina il trattamento dei dati dei clienti e include strumenti contrattuali per i trasferimenti internazionali; il Titolare deve verificare che i termini applicabili siano correttamente incorporati o accettati nel proprio account.
- OpenAI e trattamento tramite API
Il fornitore AI attualmente utilizzato è OpenAI, attraverso i relativi servizi API.
A OpenAI vengono trasmessi i contenuti necessari alla generazione della risposta e il contesto tecnico richiesto dal workflow.
Non viene trasmesso automaticamente l’intero archivio dei lead.
Secondo le condizioni attuali del servizio API, input e output non vengono utilizzati per addestrare o migliorare i modelli per impostazione predefinita, salvo adesione esplicita del cliente a meccanismi di condivisione.
I tempi di conservazione tecnica presso il fornitore possono variare in base:
all’endpoint utilizzato;
alle funzionalità attivate;
alla configurazione dell’account;
alle misure di sicurezza e prevenzione degli abusi;
agli obblighi legali del fornitore.
Il Titolare verifica periodicamente le condizioni applicabili e aggiorna la presente informativa in caso di modifiche rilevanti.
Eventuali fornitori AI futuri verranno inseriti nell’informativa prima del loro utilizzo effettivo.
- Cookie e strumenti di tracciamento
Il Sito utilizza un sistema di gestione delle preferenze che distingue:
cookie e strumenti necessari;
strumenti statistici;
strumenti marketing.
Gli strumenti necessari possono essere utilizzati senza consenso nella misura in cui siano indispensabili al funzionamento, alla sicurezza, all’accesso ai servizi o alla memorizzazione delle preferenze.
Gli strumenti statistici e marketing vengono attivati soltanto secondo le preferenze espresse dall’utente.
La scelta può essere modificata tramite la funzione Gestisci preferenze cookie.
Il cookie delle preferenze può essere conservato fino a 180 giorni.
Informazioni dettagliate su:
nome dei cookie;
fornitore;
durata;
dominio;
finalità;
categoria;
sono contenute nella Cookie Policy.
- Destinatari e categorie di soggetti autorizzati
I dati possono essere trattati da:
Titolare;
persone espressamente autorizzate e istruite;
Hostinger, per hosting e infrastruttura VPS;
Google, per Google Workspace e Google Sheets;
OpenAI, per l’elaborazione tramite API;
fornitori di manutenzione, sicurezza e backup;
consulenti professionali vincolati alla riservatezza;
fornitori statistici e pubblicitari, esclusivamente secondo le preferenze espresse;
autorità pubbliche nei casi previsti dalla legge.
I fornitori che trattano dati per conto del Titolare vengono disciplinati, quando applicabile, mediante accordi conformi all’articolo 28 GDPR.
Hostinger pubblica un proprio Data Processing Addendum per i servizi erogati.
L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento può essere richiesto scrivendo a privacy@ottimizzazioneaziendale.it.
- Trasferimenti verso Paesi esterni allo Spazio economico europeo
Alcuni fornitori possono trattare dati anche fuori dallo Spazio economico europeo.
Quando applicabile, i trasferimenti vengono effettuati utilizzando uno degli strumenti previsti dagli articoli 45 e 46 GDPR, tra cui:
decisioni di adeguatezza;
clausole contrattuali standard;
accordi sul trattamento;
misure tecniche e organizzative supplementari.
Il Titolare verifica i termini contrattuali e le garanzie offerte dai fornitori nei limiti applicabili al servizio utilizzato.
- Tempi di conservazione riepilogativi
Categoria Durata ordinaria
Richieste e lead non diventati clienti 12 mesi dall’ultimo contatto significativo
Conversazioni AI per miglioramento tecnico massimo 90 giorni
Memoria tecnica della sessione tempo necessario alla conversazione
Esecuzioni n8n riuscite non utilizzate come archivio stabile
Esecuzioni n8n fallite massimo 14 giorni
Log applicativi ordinari massimo 30 giorni
Hash temporanei anti-abuso circa 10 minuti
Cookie di accesso allo Sportello massimo 90 giorni
Preferenze cookie massimo 180 giorni
Backup fino alla normale rotazione, di regola entro 90 giorni
Documenti contrattuali e amministrativi termini richiesti dalla legge
I periodi possono essere estesi esclusivamente quando necessario per obblighi di legge, richieste delle autorità, incidenti di sicurezza, contestazioni o tutela di un diritto.
- Natura del conferimento
Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori è necessario per:
gestire la richiesta;
fornire il servizio richiesto;
consentire l’accesso allo Sportello.
Il mancato conferimento può impedire al Titolare di rispondere o rendere disponibile il servizio.
Il numero di telefono e il consenso al ricontatto sono facoltativi.
Il rifiuto dei cookie statistici o marketing non impedisce l’utilizzo delle funzioni essenziali.
- Dati di terzi
L’utente che inserisce dati personali riferiti a terzi deve assicurarsi di avere titolo per comunicarli e di limitare la comunicazione alle informazioni strettamente necessarie.
Il Titolare non richiede l’inserimento di dati di terzi negli assistenti AI.
Quando il Titolare riceve dati indirettamente attraverso un utente, la fonte dei dati è costituita dall’utente che li ha comunicati.
- Diffusione e vendita dei dati
I dati non vengono diffusi pubblicamente.
I dati non vengono venduti.
La comunicazione avviene esclusivamente verso soggetti necessari all’erogazione dei servizi, soggetti autorizzati, consulenti, fornitori indicati nella presente informativa o autorità legittimate.
- Decisioni automatizzate
Il Sito non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’interessato.
Gli assistenti AI non:
accettano o rifiutano automaticamente clienti;
concedono o negano servizi;
attribuiscono punteggi con conseguenze significative;
concludono contratti;
sostituiscono una decisione umana del Titolare.
- Minori
Il Sito e lo Sportello sono destinati a imprese, professionisti e utenti maggiorenni.
I servizi non sono progettati per minori e il Titolare non intende raccoglierne consapevolmente i dati.
Qualora venga accertata la raccolta non intenzionale di dati riferiti a un minore, il Titolare adotterà misure ragionevoli per cancellarli.
- Sicurezza
Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative proporzionate alla natura dei dati, alle finalità e ai rischi del trattamento.
Le misure vengono periodicamente riesaminate e possono includere controllo degli accessi, protezione delle credenziali, cifratura delle comunicazioni, pseudonimizzazione, backup, aggiornamento dei sistemi, limitazione della conservazione e monitoraggio degli eventi di sicurezza.
Nessun sistema informatico consente di escludere completamente ogni rischio. Il Titolare non assume pertanto obblighi di risultato assoluto, ma adotta misure adeguate ai sensi dell’articolo 32 GDPR.
- Diritti dell’interessato
Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può esercitare:
diritto di accesso;
diritto di rettifica;
diritto alla cancellazione;
diritto alla limitazione;
diritto alla portabilità;
diritto di opposizione;
diritto di revocare il consenso;
diritto di non essere sottoposto a decisioni automatizzate significative.
La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Le richieste possono essere inviate a:
privacy@ottimizzazioneaziendale.it
oppure tramite PEC:
ivan.giacomini958@pec.it
Il Titolare può richiedere le informazioni ragionevolmente necessarie a verificare l’identità del richiedente ed evitare accessi o cancellazioni non autorizzati.
Per individuare una conversazione pseudonimizzata può essere necessario comunicare il relativo identificativo tecnico. In assenza dell’identificativo, il Titolare potrebbe non essere in grado di individuare con certezza una specifica conversazione senza trattare ulteriori dati.
- Diritto di opposizione all’utilizzo delle conversazioni
L’interessato può opporsi, per motivi connessi alla propria situazione particolare, alla conservazione della conversazione per finalità di controllo e miglioramento tecnico.
La richiesta può essere inviata all’indirizzo privacy@ottimizzazioneaziendale.it, indicando, quando disponibile, il relativo identificativo della conversazione.
Il Titolare interromperà il trattamento salvo che dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti prevalenti oppure la necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto.
- Reclamo
L’interessato può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o rivolgersi all’autorità giudiziaria competente.
- Modifiche all’informativa
La presente informativa può essere aggiornata in conseguenza di:
modifiche normative;
variazioni dei servizi;
nuovi fornitori;
modifiche dell’infrastruttura;
introduzione di nuovi strumenti AI;
variazione delle finalità;
modifica dei tempi di conservazione;
attivazione di nuovi sistemi di tracciamento.
La versione aggiornata viene pubblicata su questa pagina con indicazione della data di aggiornamento.
In caso di modifiche sostanziali, il Sito potrà mostrare uno specifico avviso o richiedere nuovamente le preferenze dell’utente.